Pourquoi vaut-il mieux avoir une caisse enregistreuse certifiée NF525 ?
La bonne gestion d’un commerce se constate aussi à la caisse. Pour vous simplifier la tâche au fur et à mesure des ventes, vous devez avoir la bonne machine. La caisse enregistreuse propose des fonctionnalités modernes dont vous avez besoin. Parce qu’il y a des offres variées sur le marché, intéressez-vous en priorité à celles qui sont certifiées NF525. Sur Step In, nous vous renseignons davantage sur cette certification.
Qu’est-ce que la norme NF525 ?
La crédibilité et la fiabilité de certains appareils et logiciels professionnels sont attestées par des normes et des certifications. En ce qui concerne la caisse enregistreuse, il y a la certification NF525 qui est une norme française. Selon AddicTill, elle permet aux commerçants de s’assurer de l’intégrité de la caisse enregistreuse qu’ils souhaitent acheter. Ainsi, quatre critères sont exigés des entreprises de développement des logiciels de caisse et des caisses enregistreuses tactiles. Ils ont tous un rapport avec la sécurité des données qui transitent par la caisse.
L’inaltérabilité
Les données enregistrées sur une caisse enregistreuse certifiée NF525 ne doivent plus être modifiables. C’est un détail important pour assurer la fiabilité de la comptabilité de votre établissement. En cas de correction, un nouvel enregistrement distinct doit se faire par le caissier pour ne pas altérer l’écriture initiale.
La sécurité
Les caisses enregistreuses sont électriques et transcrivent des données numériques. Elles doivent alors bénéficier d’une sécurité appropriée. En la matière, une signature électronique est suffisante pour protéger les données de caisse.
La conservation
Les données d’une caisse enregistreuse doivent être accessibles à tout moment. Pour ce faire, la conservation est de mise et doit être garantie sur une période de 6 ans. C’est ainsi que vous pouvez tracer chaque jour, mois et année les opérations avec le logiciel installé.
L’archivage
Pour les besoins de l’administration fiscale, les opérations enregistrées sur cette caisse certifiée doivent être archivées. La période définie est annuelle pour faciliter le contrôle fiscal.
Quelles fonctionnalités la caisse enregistreuse doit-elle avoir ?
Avant d’acheter une caisse enregistreuse, vous devez lire sa fiche technique. Elle renseigne sur les fonctionnalités de la machine de caisse. Cet appareil propose les fonctions basiques et modernes selon le fabricant ou l’éditeur du logiciel pour répondre à vos besoins.
L’encaissement des achats
La caisse est le poste où les clients règlent leurs factures d’achat. La machine sert à calculer et à afficher la somme à payer au comptoir et à enregistrer les paiements. La caisse enregistreuse doit aussi proposer plusieurs modes de paiement (carte bleue, espèces, carte virtuelle). Pour finaliser l’opération, elle doit éditer un ticket de caisse pour finaliser la traçabilité des ventes. Elle peut vous faciliter au quotidien l’édition des rapports de vente.
Le paramétrage des prix
Il est important lors du paiement que le caissier ait le prix des produits sur son écran de caisse. C’est pour cela que l’appareil doit permettre l’enregistrement des différents prix unitaires. C’est aussi valable pour le suivi de vos stocks. Ainsi, en temps réel, vous voyez sur l’écran le reste des marchandises, ce qui facilite une meilleure gestion de vos stocks. Votre outil de caisse doit être alors en mesure de lire les codes-barres.
La communication avec les clients
Des informations subtiles peuvent être envoyées aux clients. Le contenu peut porter sur le récapitulatif de leur achat et est transmis par SMS ou par mail. Cela suppose que certaines données personnelles de la clientèle sont centralisées dans votre base de données. Un programme marketing plus vaste et élaboré peut être envisagé pour mieux fidéliser tous les clients. Dans ce cas, la caisse enregistreuse doit avoir un accès à internet.
La connexion avec d’autres logiciels professionnels
Quand divers pôles de gestion sont nécessaires pour le fonctionnement de votre entreprise, des logiciels professionnels sont parfois indispensables. C’est pour cela que la caisse enregistreuse à acheter doit proposer la connectivité à d’autres systèmes de gestion. Vos logiciels de comptabilité ou de gestion des stocks en sont des exemples.
